Digitalizzare il Business Travel? I 5 plus di Sarce per aiutarti a farlo nel modo giusto.

by Francesco Alberti in Travel

In accordo con i risultati delle indagini condotte nel 2015 dall’Osservatorio Innovazione Digitale nel Turismo del Politecnico di Milano molti strumenti digitali sono già presenti in gran parte delle aziende coinvolte: il 41% delle aziende prenota oltre il 60% dei viaggi d’affari attraverso canali online, il 57% ha uno strumento informatico per monitorare e analizzare le spese durante questi viaggi mentre il 61% ha uno strumento informatico per la rendicontazione delle spese. Dall’analisi, effettuata attraverso una survey sottoposta ad oltre 70 Travel Manager di aziende italiane, emergono in particolare cinque punti che consentono di delineare la sempre più rapida espansione digitale del business travel.

Le Travel policy aziendali, presenti nell’85% del campione, non vengono quasi mai rispettate (56% dei casi).

Questo avviene perché alcune caratteristiche degli strumenti messi a disposizione dalle aziende ne rendono complessa l’applicazione e la gestione: utilizzare alcuni degli strumenti digitali presenti sul mercato in grado di adattarsi in breve tempo a qualunque tipo di organizzazione è la strada migliore per eliminare gli sprechi derivanti dai viaggi d’affari.

I dati raccolti dal Politecnico di Milano mostrano come le aziende ricerchino applicazioni web e mobile in grado di gestire il Business Travel in tutte le sue componenti: l’81% dei Travel Manager vorrebbe infatti un’applicazione nella quale possa trovare le informazioni e i documenti relativi al viaggio (trasporto/alloggio prenotato, orari di arrivo e partenza, biglietti, ecc.) e ricevere diverse prenotazioni e eventuali modifiche in destinazione (chiesta dal 47%).

La reportistica delle spese basata sul cloud e sui mobile device ha preso piede negli ultimi 5 anni. La possibilità (chiesta dal 40% degli intervistati) di inviare elettronicamente in azienda gli scontrini, tramite una semplice foto, resterà in auge. Ma più di questo c’è da sottolineare che i provider di soluzioni per la gestione delle spese dei business travel sono in grado di usare la tecnologia per pianificare in anticipo e prenotare il viaggio, per costruire e approvare da remoto i report di spesa, per seguire alla lettera la compliance alle politiche aziendali e per semplificare la gestione delle spese amministrative.

Digitalizzando e automatizzando la gestione delle fatture (noleggio, Telepass, fuel card ecc.) e degli scadenzari (bollo, revisioni, tagliandi, assicurazioni ecc.) si riducono i tempi dedicati alla gestione della flotta aziendale consegnando così una completa e rapida visione di tutta la pianificazione del parco auto sia ai fleet manager che al personale amministrativo. I possibili campi di intervento riguardano anche la rilevazione dei km e degli eventi occorsi alle auto, la pianificazione dell’assegnazione delle vetture e la gestione delle anagrafiche di auto aziendali e personali.

I benefici derivanti dal processo di digitalizzazione si riscontrano non solo in una miglior rendicontazione delle spese e in un effettivo risparmio nelle prenotazioni, si confermano anche i benefici portati indipendentemente dal settore in cui l’azienda opera. Grazie al digitale, il 54% degli intervistati ha riscontrato un maggior controllo della spesa, il 44% una contabilizzazione più chiara e al tempo stesso più veloce, il 40% l’eliminazione di anticipi di cassa o esborsi dei dipendenti in trasferta, il 53% delle aziende che hanno adottato uno strumento informatico per monitorare e analizzare le spese dei viaggi d’affari ha saputo implementare poi correttivi per risparmiare.

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