Business Travel Software. Come scegliere quello giusto?

by Francesco Alberti in Travel

Quando è stata l’ultima volta che un dipendente ha detto: “Sono davvero contento di compilare la mia note spese!”? A meno che non debba ricevere un lauto rimborso è difficile sentire queste parole.
Perché questo accade? Semplicemente perché i dipendenti vedono la compilazione delle note spese come un compito noioso che li distrae dai veri obiettivi di una giornata di lavoro…e hanno ragione!
In base alla nostra esperienza abbiamo stimato che gli impiegati dell’ufficio vendite sprecano dalle 4 allle 5 ore al mese compilando le loro note spese. Senza contare il tempo perso a decifrare le travel policy possiamo affermare che il tempo perso si aggira attorno alle 48-60 all’anno, più di una settimana di lavoro.
Ovviamente però un imprenditore o un proprietario ha una visione totalmente diversa della cosa: basti pensare che almeno il 10% delle spese operative annuali di una PMI viene impiegato nel processo di Travel & Expense. Pensando a quanto costa il processo per gestire una singola nota spese (circa 15 euro) e a quanto si potrebbe risparmiare con una soluzione software adeguata, è facile notare come in questo processo vi siano opportunità di saving su costi e risorse molto rilevanti. L’attenzione di un amministratore deve essere quindi focalizzata sul controllare che le spese siano riportate in maniera corretta e che i dipendenti rispettino i limiti di spesa delle travel policy.

Come si possono unire entrambe le esigenze? Come fare per migliorare il processo di compilazione, gestione e reporting relativo alle spese di trasferta?
La risposta è nell’implementazione di un software di travel and expense management. Scegliere quello giusto non è missione facile, ecco alcune indicazione per non sbagliare:

Mobility

Le applicazioni mobile hanno reso la compilazione delle note spese più veloce, più facile riducendo tempi e costi di gestione. Il software di gestione note spese ideale deve dare al possibilità di scattare le foto ai giustificativi di spesa, caricarli nel sistema e rendere i dati essenziali già disponibili per essere importati in nota spese (OCR).

Web - Based

Le web application sono la migliore soluzione per accedere alle informazioni dove e quando ne hai bisogno. Nel caso dell’expense management, questa capacità di seguire l’utente ovunque è utile per fornire approvazioni veloci e tempestive delle note spese. Un software efficace deve rendere facile la creazione di workflow per rendere il processo di compilazione e gestione delle note spese facile, veloce e sicuro.

Management Tools

La soluzione dovrà anche avere la capacità di dare strumenti al Management aziendale. Uno di questi è la produzione di report personalizzati per ottenere informazioni utili a indirizzare decisioni aziendali.

Compliance

Nei nostri 15 anni di esperienza nel mondo del business travel abbiamo visto un software di gestione trasferte e note spese aumenta il rispetto delle policy aziendali del 26% rispetto a chi ancora non ha deciso di dotarsene. Attraverso la giusta soluzione il rispetto delle travel policy, dei massimali di spesa, dei tempi di compilazione e delle regole normative sarà maggiore.

Integrazioni

Il giusto applicativo deve essere integrato con tutti gli altri sistemi presenti in azienda. Un software presente da anni sul mercato e in contatto con i principali player del settore sarà sicuramente in grado di interfacciarsi con i più diffusi sistemi ERP o HR. Questo farà risparmiare tempo in contabilità, per la liquidazione dei rimborsi, per la deducibilità dell’Iva dalle spese ecc. Parlando di connessioni sono importantissime le integrazioni con agenzie viaggio, sistemi di self booking tool e gestori di carte di credito (American Express, Airplus) per garantire vantaggi nella prenotazione delle trasferte e nella compilazione delle note spese.

Sarce Travel è uno dei principali software di gestione note spese e trasferte presenti sul mercato. Realizzato interamente in Italia, dal 2004 ha aiutato oltre 150 aziende a generare saving di costi e risorse grazie ad un’efficace gestione del processo di Travel & Expense.

Sarce Travel ha la risposta giusta per ogni tua esigenza.